Většina studentů kontaktuje pracovníky centra podpory sama již v době, kdy se na VŠ hlásí (před přijímacími zkouškami), příp. je dané centrum podpory přirozeným partnerem bývalé školy, či odborného pracoviště, které mělo studenta v péči do té doby, a informace o novém studentovi přichází jejich prostřednictvím. Student sám ovšem může ohlásit problém až v průběhu studia — způsob podpory pak může záležet právě na době, kdy se student přihlásí, na jeho faktických potřebách i možnostech dané vysoké školy.
První kontakt se studentem může probíhat různými způsoby, např.:
písemně e-mailem — možnost zaslat základní informace o nabídkách služeb, distribuce průvodce/příruček, úvodních dotazníků
telefonicky či online
při osobní schůzce — není-li osobní schůzka jako první, ve většině případů následuje po jiných typech komunikace, umožňuje bezprostřední prezentaci služeb, předání základních informací, příp. přímo realizovat funkční diagnostiku.
Informace z prvního kontaktu se studentem mohou být pro funkční diagnostiku velmi cenné, můžeme hodnotit:
zejména způsob komunikace — písemný/verbální projev;
promptnost odpovědí;
ulpívání na tématu;
schopnost odlišit podstatné informace od nepodstatných,
příp. zda má uchazeč/student obtíže s dodržováním domluvených podmínek a termínů.
Jelikož studenti v souvislosti s funkční diagnostikou většinou nevědí, co očekávat, je vhodné je předem na danou situaci připravit:
např. jak proces funkční diagnostiky probíhá
jak dlouho bude trvat
kdo se jej bude účastnit
co mají mít s sebou (potřebné doklady, vlastní techniku apod.)
požádat o přípravu vlastního shrnutí svých obtíží — s čím se potýká, co anticipuje jako potenciální problém z hlediska studijního plánu, ve kterých oblastech má obtíže (je možné také využít dotazník, který student vyplní ještě před první schůzkou). Tato příprava může ukázat, jak je student schopen reflektovat své potřeby, strukturovat podklady a poznámky a komunikovat.
Před prvním setkáním se studentem je vhodné ve spolupráci s garanty oboru/předmětu důkladně zhodnotit studovaný program — zejména specifika, která mohou hrát roli v kombinaci s danými specifickými potřebami, a dopředu zvážit nastavení vhodné podpory pro studenta.